ペーパーレス化は企業にとって多くのメリットをもたらします。印刷コストを削減し、従業員の生産性を向上させることができます。また、ペーパーレスオフィスは、従業員同士や世界中の顧客とのコラボレーションを容易にします。さらに、ペーパーレスビジネスソリューションを活用することで、多くの紙ベースのプロセスに内在するセキュリティ上の抜け穴を回避し、データセキュリティを向上させることができます。
環境保護が推進される世界において、ペーパーレス化は企業にとって環境保護への貢献方法となり得ます。ペーパーレス化を支援するソリューションは数多くありますが、ペーパーレス化を選択するには、綿密な計画が必要です。ビジネスプロセスにおいて高い品質基準を維持し、従業員の生産性を向上できるかどうかを確認しましょう。すべては、選択するビジネスソリューションにかかっています。
ここでは、ビジネスをペーパーレス化するために役立つ 4 つのヒントをご紹介します。
クラウドFAXを導入する
文書のFAX送信は、現代のビジネスに不可欠な機能です。有効なタイムスタンプと真正な署名が付いた法的文書、長文で詳細な契約書、さらには事業提案書などを送信するには、FAXが不可欠です。しかし、従来のFAXでこのような文書を送信すると、ビジネスの生産性に悪影響を与えることがよくあります。
FAX機はメンテナンスや修理が必要で、特定の場所に縛られることも言うまでもありません。そのため、遠隔地の従業員に文書を送信するのも困難です。クラウドFAXなら、ペーパーレスオフィスを実現しながら、これらのデメリットを一切気にすることなく文書を送信できます。
適切なクラウドFAXプロバイダーを利用すれば、メールアドレスや既存のFAX番号を使って、会社の関係者と文書を共有できます。また、文書にデジタル署名できるため、印刷する必要もありません。多くのプロバイダーはFAXアプリを提供しており、モバイルデバイスの普及とアクセスのしやすさを考えると、従来のFAX送信よりも簡単にサービスを利用できます。
中央リポジトリを作成する
紙ベースのビジネス運営において、最も面倒で時間のかかる作業の一つは、物理的な文書を保管するためのファイルキャビネットと、それらを正確にファイリングする担当者が必要になることです。これらの文書を整理するのは難しく、後から必要な文書を見つけるのも困難です。ペーパーレスシステムなら、必要な文書を数秒で見つけることができます。検索機能を備えた文書の中央リポジトリを作成するだけで、簡単に見つけることができます。
従業員は必要な情報をどこからでもわずか数秒で見つけることができます。長期保存用のアーカイブセクションを統合すれば、システムはさらに便利になります。かつては、文書のデジタルコピーを保管するには、1枚1枚をスキャンする必要がありました。しかし、今日ではインターネット上に多くの文書スキャンアプリが存在するため、データをスキャンしてクラウドに保存するのは非常に簡単かつシームレスです。
ペーパーレス決済ソリューションを活用する
紙の山に埋もれてしまうと、小切手は紛失しやすくなります。領収書も紛失する可能性があり、顧客への請求書発行が困難になる場合があります。現金決済は業務プロセスを複雑化させます。銀行に実際に足を運ぶ必要があり、紛失や盗難のリスクも高くなります。
テクノロジーを活用した決済ソリューションを導入すれば、これらの問題はすべて解消されます。例えば、顧客から直接支払いを受け取りたい場合は、店舗での決済にPOSシステムを活用しましょう。また、オンライン請求書ツールを使えば、領収書の追跡、請求書の送信、顧客への延滞金の通知なども可能です。さらに、テクノロジーベースのソリューションを活用することで、オンラインでのバンキング業務を安全に行えるため、金融詐欺やデータ漏洩からビジネスを守ることができます。
プロジェクト管理ツールを使用する
従業員にタスクを委任するのに掲示板だけで済んでいた時代は終わりました。世界中でリモートワークがかつてないほど普及している今、革新的なプロジェクト管理ツールはタスクの委任と全体的なワークフローの改善に役立ちます。幸いなことに、TrelloやAsanaなど、現在では多くのオンラインプロジェクト管理ツールが利用可能です。これらのツールの使い方は簡単に習得でき、そのメリットは計り知れません。
結論
紙ベースのビジネスプロセスのどの部分を削減したいですか？そのようなプロセスをペーパーレス化するのに役立つオンラインツールはほぼ必ず見つかります。ペーパーレス化によってビジネスは大きなメリットを得ることができ、ニーズに合った最適なソリューションはキーボードを数回クリックするだけで見つかります。
