先見性のある企業は、ドキュメントをクラウドに更新するか、ドキュメント管理システムを使用して電子的に更新することを検討する必要があります。
LogicalDOC を使用すると、次のようなメリットが期待できます。
コラボレーションの可能性
優れた文書管理システムは、共同作業や共有を容易にするなど、利便性をもたらします。文書がデジタル化されることで、場所を問わずファイルにアクセスできるようになりました。ユーザーは、文書を共有したり、郵送や宅配便で送る代わりにメールで送信したりできるようになりました。
より高速な検索
たった一つの書類やフォルダを見つけるために、山のような書類を精査しなければならないと想像してみてください。控えめに言っても、非常に時間がかかります。しかし、デジタル化すれば、検索ははるかに簡単かつ迅速になります。
文書を管理ソフトウェアに入力すると、失われる可能性が低くなり、キーワード検索を実行するだけで見つけられるようになります。
より優れたセキュリティ
文書のセキュリティ確保は、ビジネス運営において重要な要素です。機密データの保護は最優先事項であり、文書がデジタル化された後は、ソフトウェアやアプリがその役割を担います。
DMSは、暗号化から監査証跡など、セキュリティ面で様々な可能性をもたらします。自動アラートと通知により、誰がいつ文書を取得したか、また変更があったかどうかが分かります。
スペースセーバー
紙の記録を保管している企業は、ファイル専用の商業スペースや保管庫を借りる必要があります。しかし、文書管理システムを導入すれば、こうした手間はなくなります。保管箱や箱、ファイルキャビネットはもう必要ありません。オフィススペースを有効活用するには、コンピューター、クラウドサーバー、あるいは外部ストレージさえあれば十分です。
規制コンプライアンスの遵守
DMSを活用する企業は、コンプライアンス要件を満たし、州および連邦管轄におけるライセンスの取り消しや罰金を回避できます。HIPAA（医療保険の携行性と責任に関する法律）およびサーベンス・オクスリー法の施行に伴い、コンプライアンス違反の可能性を低減し、文書の保管と分類を最適化するためにシステムを導入する組織が増えています。
