チャートやグラフは、さまざまな情報をまとめて解釈するのに役立つ視覚的なツールです。ダイアグラムを使うということは、収集したすべてのデータを使いやすいチャートにまとめることを意味します。簡単そうに思えるかもしれませんが、さまざまな種類のグラフやチャートを理解し、ニーズに最適なものを選ぶことが重要です。その後は、便利なオンラインダイアグラムメーカーを使ってチャートを作成できます。
図とは何ですか?
図とは、視覚化技術を用いて情報を象徴的に表現したものです。簡単に言えば、図とは複雑な概念を分かりやすく説明するために用いられる視覚的な「装置」です。視覚的な補助手段を使うと、人はより深く学び、理解する傾向があるため、図は業務プロセスを説明したり、データを意思決定に応用したりするのに最適です。
図表は、複雑な概念やアイデアを小さな情報に分解するのに役立ちます。これらの図表は、新しいアイデアの探求、新しいプロセスの考案、さらには複数のプロジェクトの管理にも活用できます。では、仕事のプロセスを改善するのに役立つ、最も効果的な図表の種類を見ていきましょう。
1. フローチャート
フローチャートは主に、システムやプロセスをより視覚的に分かりやすくするために用いられます。フローチャートには、円、四角、ひし形など、様々な形状が用いられます。それぞれの形状は、プロセスにおける異なる段階や要素を表しています。それぞれの形状は、次のステップへと導く矢印で繋がれています。フローチャートは、プロセスやシステムのシーケンスにおける様々なステップを分析・理解する際に非常に役立ちます。
2. マインドマップ
マインドマップは、中心となるアイデアを中心にデータを整理するのに非常に役立ちます。マインドマップの作成はそれほど難しくありません。中心となるコンセプトを中央に置き、線や矢印を使って、関連する小さなアイデアや概念と繋げるだけです。マインドマップでは多くの視覚的要素を活用することが推奨されるため、ポイントをより明確にするために、様々な形、色、画像を使うことをためらわないでください。
3. ガントチャート
ガントチャートは、最も信頼できるプロジェクト管理ツールです。プロジェクトの最も重要なステップと、各タスクの所要期間（時間、日、週、月）を示すために使用されます。ガントチャートは、計画の改善、潜在的な課題の特定、作業の明確な分担による効率的な処理など、マネージャーとチームの両方に役立ちます。ガントチャートを仕事に活用すれば、納期とチームのプロジェクト理解の両方が確実に向上します。
4. PERTチャート
PERTはプログラム評価レビュー技法の略です。この図は1950年代にアメリカ海軍によって初めて設計・使用され、特にプロジェクトの計画段階で役立ちます。計画が完成したら、PERTチャートを使ってプロジェクトをタスクごとに分割できます。チームにとってタスクが明確になるだけでなく、様々なタスクにかかる時間をより正確に把握するのにも役立ちます。
5. マトリックス図
マトリックス図は、最も重要な図の一つです。特に、顧客との長期的な関係を築きたいと考えている場合は重要です。このタイプの図は、異なるデータセット間の関係を分析し、理解するために使用されます。マトリックス図を使用すると、2つ以上のグループ、または1つのグループ内の要素を比較できます。これにより、情報がどのように関連しているか、そしてそれらの関係の長所と短所をより深く理解するのに役立ちます。
6. SWOT分析
SWOT分析とは、 「強み（Strengths）」「弱み（Weaknesses）」「機会（Opportunities）」「脅威（Threats）」という4つの単語を組み合わせたものです。このタイプの図は、事業をより深く理解したい経営者にとって非常に役立ちます。プロジェクトや事業の潜在的な強みや弱みについて有益な洞察を提供します。また、競合他社の動向をより明確に把握できるだけでなく、戦略を改善することで自社のビジネスが改善できる領域についてもより深い洞察が得られます。
7. 因果関係図
特性要因図は、フィッシュボーン図とも呼ばれます。このタイプの図は、ビジネスやプロジェクト開発に脅威となる可能性のある潜在的なリスクを特定し、対処するために使用されます。フィッシュボーン図は、さまざまな種類のリスクを分類するのにも役立ち、何を優先すべきかを明確に把握するのに役立ちます。
8. パレート図
パレート図は、基本的に棒グラフです。棒の長さはコストまたは頻度を表します。これらの棒は、長いものから短いものへと左から右へと並べられます。このように、パレート図はプロジェクトのどの要素がより重要かをより深く理解し、優先順位を適切に決定するのに役立ちます。パレート図は、最も基本的かつ重要な作業品質ツールの一つと考えられています。
結論
仕事に図表を使うメリットは数多くあります。コミュニケーション（あなたとクライアントの間、そしてチームメンバー間のコミュニケーション）を改善し、プロセスを最適化できます。さらに、図表は日々の仕事のパターンを示してくれるため、一貫性を保つのにも役立ちます。様々な情報を様々な方法で提示するのに最適です。
図の重要性はいくら強調してもしすぎることはありません。複数の従業員を抱える事業主であっても、フリーランスであっても、図は膨大な情報を誰にでも分かりやすい一口サイズにまとめるのに役立ちます。
あなたはいかがですか？仕事で図を使ったことはありますか？もし使ったことがあるなら、きっと仕事の効率化に繋がっているはずです。私たちと同じように図がお好きなら、ぜひこの記事をシェアしてください！
