品質マネジメントシステムのISO認証を取得することは、品質へのコミットメントを示すとともに、顧客からの信頼を獲得することになります。しかし、真の課題は認証取得後から始まります。認証を長期的に維持するためには、ISOに準拠したプロセスと手順を維持しなければなりません。継続的な監視と改善がなければ、プロセスは容易にコンプライアンスから逸脱してしまいます。
この記事では、ISO 認証の維持に役立つ戦略について説明します。
内部監査を実施する
定期的な内部監査は、認証監査の間もQMSのコンプライアンスを維持するために不可欠です。資格を有する内部監査員を任命し、手順が遵守され、記録が適切に保管されているかを定期的に確認しましょう。すべてのプロセスを監査し、関係者にインタビューを行い、不適合や改善の余地があれば記録に残しましょう。将来的に大きな問題が発生するのを防ぐため、欠陥があれば速やかに修正してください。監査は少なくとも年に1回実施しますが、問題のある領域についてはより頻繁に確認することが賢明です。
コンプライアンスタスクを管理するソフトウェアを使用すると、この作業が容易になります。例えば、ISO 27001ソフトウェアは、リスク管理とコンプライアンス維持に役立ちます。ワークフローはガイド付きで、セキュリティ権限を管理するための機能も備わっています。
データと指標を確認する
パフォーマンスデータと品質指標を継続的に監視することで、コンプライアンス上の問題となる前に問題や傾向を特定できます。統計的プロセス管理チャートを追跡することで、プロセスの変動を把握できます。顧客からの苦情、返品、是正措置をレビューすることで、再発する問題を特定できます。監査結果を分析して、一般的な弱点を見つけ出すことができます。これらの指標をレビューし、異常を調査し、必要な改善に取り組むためのプロセスを確立してください。データ分析は、システム強化に向けた取り組みの指針となるはずです。
従業員の参加とトレーニング
ISOに準拠したQMSは、すべての従業員が自分の役割を理解し、確実に遂行することにかかっています。手順、フォーム、システム、そして最新の規格に関する継続的な研修を実施しましょう。社内コミュニケーションを通して、品質方針とプロトコル遵守の重要性を再確認しましょう。プロセスがコンプライアンスから逸脱している場合、多くの場合、従業員のスキルやエンゲージメントにギャップがあることが示唆されます。改善は、経営陣の責任ではなく、組織全体の優先事項として取り組む必要があります。
標準を常に最新の状態に保つ
ISO規格は定期的に改訂されるため、認証を維持するには変更点を常に把握しておく必要があります。新しい規格やガイダンスが公開された場合は、変更点を確認し、それに応じて文書やプロセスを更新してください。手順の変更、古いフォームの置き換え、ソフトウェアシステムのアップグレード、変更された手順に関する従業員の再教育などが必要になる場合があります。次回の監査で不意を突かれることがないように、更新された要件を積極的に監視する仕組みを構築してください。
ドキュメントの確認と更新
たとえ規格が変更されていなくても、定期的な見直しが行われなければ、手順は時間の経過とともに不正確になる可能性があります。監査の結果、文書が実際のプロセスと一致していない箇所が明らかになる場合があります。システム全体で文書の一貫性が保たれていることを確認してください。古くなったフォーム、時代遅れのプロセス、不正確な情報は整理しましょう。不一致を招いている不明瞭な指示は改善しましょう。適切な文書化はISOコンプライアンスの基盤となるため、少なくとも年に1回は見直しましょう。
ISO認証の取得には献身的な努力が必要ですが、それを維持するには、QMSの定期的な監査、分析、トレーニング、アップグレード、そして文書化を常に念頭に置いておく必要があります。継続的な監視と改善により、組織は継続的なコンプライアンスを実証し、今後何年にもわたってISO認証の継続的なメリットを享受することができます。
