近年、イベント業界においてハイブリッドイベント制作というアイデアが最も話題になっているトレンドの一つであることは間違いありません。一見、単なる流行語のように思えますが、これは現代のイベント制作と実施方法に対する全く新しいアプローチです。
ハイブリッドイベントとは何ですか?
ハイブリッドイベントとは、複数の分野が同時に一つの場所で行われるイベントです。例えば、音楽コンサートにステージデザイン、ビデオプロジェクション、インタラクティブゲーム要素などを組み合わせたパフォーマンスなどです。このコンセプトはここ数年で人気が高まっていますが、決して新しいものではありません。
ハイブリッドイベント制作のメリットは何ですか?
これは、主催者、エンドユーザー、クライアントのいずれにとってもメリットがあるため、イベント業界ではますます増えている傾向です。
予算の面では、ハイブリッド イベントは従来の会議や展示会よりも必要なスペースが少ないため、参加者数に影響を与えることなく小規模な会場で開催でき、一人当たりのコストを大幅に削減できます。
また、アリーナ、マーキー、テントなどの一時的なイベント構造物とは異なり、設置や解体に追加費用はかかりません。
これは主に、フレームワークを必要とせず、代わりに様式化された装飾や小道具をデザインに組み込むことができ、詳細と美しさの別の層を追加して、関係者全員にとってより思い出に残る体験を作り出すことができるためです。
主催者は、必要に応じて、メインステージでの講演やプレゼンテーションの合間に、ハイブリッドイベントのスケジュールにミニライブパフォーマンスを組み込むこともできます。これにより、休憩時間中も聴衆の関心を維持し、参加者にとってより思い出に残る体験を提供できます。
参加者に関して言えば、ハイブリッド イベントに参加するためにチケットを購入する人は、すでにイベントと音楽またはゲームの両方に興味を持っている可能性が高いです。
例えば、アリーナツアーでバンドを観に行く人と、同じ場所で開催される展覧会に足を運ぶ人の数を考えてみてください。この2つを組み合わせることの素晴らしい点は、1つの場所で全く異なるオーディエンスにアピールできるため、マーケティング効果がはるかに高まることです。
最後に、ハイブリッドなイベント制作は、参加する楽しみがはるかに増えることは間違いありません。近年イベント業界が積極的に取り組んでいる没入型体験は、業界にユニークで刺激的な何かをもたらし、残念ながらしばらく失われていた驚きと感動の要素を取り戻すでしょう。
組織は、イベントのライブストリーミング部分を実際のイベントと組み合わせることで、メッセージを強化したり、よりアクセスしやすくしたりするハイブリッドイベント制作への投資を増やしています。このようなタイプのプログラムを制作するためのベストプラクティスは何でしょうか？ここでは、ここ数年で私たちが学んだ8つの重要な教訓をご紹介します。
必ず終わりを念頭に置いて始めてください。
バーチャル体験の目標は何でしょうか？拡張性、包括性、そして魅力を高めるものなのでしょうか？それとも、イベントのコンテンツを補完するための第二の収益源となるものなのでしょうか？目標と期待を明確にすることで、その体験を最適な形で提供するための計画を立てることができます。
参加者主導の体験を設計します。
「シェフが多すぎるとスープが台無しになる」ということわざがあります。参加者に独自の体験をデザインしてもらうか、厳選されたコンテンツやアクティビティを好むかを決めましょう。
前者ではより堅牢な結果が得られる可能性は高いですが、より多くの監視が必要になる可能性があります。一方、後者ではセッションはそれほど動的ではありませんが、全体的に管理が容易になる可能性があります。
予算の再配分を検討してください。
多くのバーチャルイベント制作会社は無料イベントの開催を前提として設立されましたが、これは予算が厳しい多くの組織にとってもはや維持できない贅沢です。
リソースと目標に応じて、現在社内で費やしている費用の全部または一部をサードパーティに引き渡すだけで、手頃な価格でエクスペリエンスを実現できる場合があります。
対面イベントとバーチャルイベントの別々のショースケジュールを作成します。
両方の体験で資産を活用するのは良いことですが、トーンや伝え方の違いは常に存在するため、スケジュールを計画する際にはそれを考慮する必要があります。体験の個性を保つために、異なるメッセージやブランディングを使用する（あるいは完全に分離する）ことも理にかなっているかもしれません。
対面の聴衆と仮想の聴衆を同じチャットボックスでつなぎます。
バーチャルイベントを開催する最大のメリットの一つは、プレゼンターやオンラインコミュニティのメンバーと交流できる機会を得られることです。しかし、各グループからどのような質問が寄せられているのか（そしてどの質問が重複しているのか）を、会場のスタッフが把握するのが難しい場合があります。
両方の聴衆をつなぐチャット ボックスは、早急な対応が必要な問題により多くの目を向けさせることで、このギャップを埋めるのに役立ちます。さらに、講演者にとっては、聴衆が目の前に「見える」範囲を超えていることを知ることができるので、よいことでもあります。
講演者にラップトップの前で指導します。
多くのタイマーや司会者は、プレゼンターが話している間、目の前にいるのを見たいと考えています。しかし、それが難しい場合は、ステージの後ろにノートパソコンやモニターを設置し、その場でコーチングすることを検討してください。こうすることで、プレゼンターは、何かの用事でプレゼンターがいない時でも、スライドや聴衆と集中し続けることができます。
テクノロジーにショーを支配させないでください。
現場や自宅からすべてのツールをすぐに使えることには確かに利点がありますが、ただ「出席」して伝えたいことを伝えるのではなく、すべての要素を微調整することに夢中にならないことが重要です。
対面イベントでは、CDC の定めるすべての安全プロトコルに従う必要があります。
ネットワーキングや他の参加者との会合など、参加者が物理的に交流する可能性のあるイベントを物理的に主催する場合は、細菌の拡散を防ぐために手洗いや手指消毒剤の使用を義務付ける特定の安全プロトコルを実施する必要があります。
結論
イベントの具体的な目的によっては、一部のバーチャル要素をプレゼンター主導（プレゼンターが発言し、質問に答え、視聴者は視聴または聴取）にすることが理にかなっている場合があります。一方、他の要素は参加者主導（参加者が事前に質問を提出したり、プレゼンテーション中にチャットボックスを使用したり、あるいはその両方を行ったりする）にすることが適切です。
ハイブリッド イベントを企画する際には、地元の観客にメリットをもたらすだけでなく、より大規模な観客の関心も集められるように、これらすべてのオプションを検討してください。
旅費やその他の制約により、これまで参加できなかった新たな参加者を獲得できる可能性もあります。そして、この方法でイベントを成功させることができれば、次回のイベントへの登録者数も大幅に増加するでしょう。
