多くの企業は、従業員の大部分が在宅勤務を余儀なくされるという状況に突如として追い込まれました。この状況は突然のものでしたが、多くの企業は新たな現実への備えが全くできていませんでした。
そのため、これらのチームをどのように管理すべきかは明確ではありません。リモートチームは、全員がオフィスで一緒に働いていたときと同等、あるいはそれ以上にうまく機能する可能性がありますが、最大限の機能を発揮するには、計画とシステムが必要です。
この記事では、ビジネスを通常通り継続できるように、リモート チームの生産性と満足度を維持する方法についていくつかのアイデアを紹介します。
1 – セキュリティ
最初に取り組むべき課題は、企業、顧客、そして従業員の機密情報のセキュリティ確保です。つまり、チームメンバーや複数のプラットフォーム間で連携できるセキュリティシステムを構築する必要があります。Webroot SecureAnywhereのようなソリューションは、DNS保護プラットフォームとしてシステムと連携します。
マルウェアやその他のウイルスなどは、適切なシステムで検出して修復できます。
さまざまなソフトウェアやアプリケーションを使用することになるため、各従業員のコンピュータにファイアウォールを導入することは非常に重要です。さらに良い方法は、個人利用ではなく、最先端のセキュリティシステムを搭載した業務用ノートパソコンを提供することです。
2 – 最高のソフトウェアとアプリを提供する
全員がオフィスで一緒に働いていた頃には当然のこととして行っていた多くのプロセスを合理化する必要があります。つまり、従業員が本来の業務以外のことに時間を費やさないようにするために、多くの作業を自動化する必要があるということです。
タイムトラッキングソフトウェアの活用は、従業員がプロジェクトに費やした時間を確実に評価されるだけでなく、事務的な業務を簡素化するためにも、良い第一歩です。人事部とのやり取りがほとんどないため、有給休暇の申請や経費精算書の提出といった業務を、利用可能なタイムトラッキングソフトウェアを使ってアプリで行うことができます。
3 – 新しいルーチンを確立する
物事がスムーズに進むためには、従うべき新しいルールが数多くあります。全員が同じ認識を持つのが早ければ早いほど良いでしょう。
例えば、毎日チェックインする必要がある場合は、どの時間とどのプラットフォームを使用するかを全員に知らせておく必要があります。ビデオ通話で行うことも可能ですので、全員がその旨を把握しておくことが重要です。
一方、緊急性が低い通信や特定の時間帯には、テキスト メッセンジャーを使用することもできます。
情報をどのように、いつ共有する必要があるかについて、早い段階で期待値を設定します。これは、業務を遂行するために他の部署に依存している場合に特に重要です。
