以前は、フロントデスクの担当者がオフィスのロビー前に陣取って訪問者を個人的に迎え、チェックインの手伝いをするという、高い水準の慣習が一般的でした。
近年、人間の受付係を除けば、バーチャルチェックインを導入するオフィスは少なくなっています。こうした変革は、オフィスのスペースを節約し、場合によっては経費削減によって管理スタッフがワークスペースのどこかに潜在能力を集中させることを可能にしています。タブレットベースのチェックインアプリは、紙のログに比べてプライバシーが確保され、ホストに通知を届けるスマートな機能が多数搭載されています。
現在、新型コロナウイルス感染症（COVID-19）のパンデミックの出現に伴い、訪問者管理ソフトウェアなどのバーチャルチェックインの仕組みが人々の安全確保において重要な役割を果たしています。園内での無駄な人との接触をなくすことは、感染症の蔓延を抑制するだけでなく、チェックイン時に人々がより快適に過ごせるようにすることにも大きく貢献します。
タッチレスチェックインはどれくらい重要ですか?
コロナウイルスは基本的に、空気感染した呼吸器からの飛沫を介して人から人へと感染することが知られていますが、科学者たちは、口や目に触れる前に汚染された表面に触れることで新型コロナウイルスに感染する可能性があると考えています。だからこそ、消毒剤を使用せずに多くの人が触れた物に触れないようにすることが、確実な選択肢となるのです。
また、硬い表面であればコロナウイルスよりも長く生存する可能性のある様々な病気が、人々の健康に脅威を与え続ける可能性があります。そのような物に触れることは非常に危険です。
これまで、当社のクライアントには、チェックインエリアの近くに消毒済みのスタイラスペンを携帯するよう推奨されていました。スタイラスペンには、ピックアップされてチェックインした後はゴミ箱に捨てるようユーザーにアドバイスするシンボルが付けられていました。
完全な非接触型への移行に対して、さらに高いインセンティブを提供する企業はほとんどありません。例えば、来場者数が多い企業は、消毒済みのスタイラスペンが不足するリスクを負うことを好まないかもしれませんし、来場者がタブレットに手で触れてカウンターでチェックインできることを懸念するかもしれません。
フロントデスクに受付担当者が割り当てられていないオフィスでは、チェックイン プラットフォームの監視と定期的な消毒について心配する必要がない場合があります。
第一に、このようなデリケートな問題を扱う企業は、入構前に共有資料に触れさせないようにするための特別な措置を講じる場合があります。加工食品、医薬品、電子機器、揮発性化学物質などの製造業者は、訪問者がチェックイン時に遵守すべき厳格なルールを定めています。また、研究室内や製造工程、製造現場に存在する汚染物質に関しても、厳格な要件を課す場合があります。
タッチレスチェックインとコンタクトレスチェックインの違い
汚染に関して厳しい要件を持つ多くの業界や企業は、セキュリティに関しても同様の要件を持っている可能性があり、訪問者管理に関する興味深い懸念が生じる可能性があります。
訪問者管理ソフトウェアのチェックインメカニズムは、訪問者が自分のデバイスを使ってプライベートにチェックインできるようにすることで、タッチレスシステムの開発を目指しています。しかし、これは多くのセキュリティ上の問題を引き起こす可能性があります。訪問者が自分のデバイスにチェックイン用のアプリを簡単にダウンロードしたり、ウェブサイトからチェックインしたりできる場合、訪問者が実際にチェックインしたことを確認することがより困難になる可能性があります。
その他のシステムは、すべての訪問者の詳細確認を人間の管理者に委ねることで、チェックインプロセスを簡素化するのに役立ちます。しかし、2人の間で多くのやり取りを行うことは、感染症予防の観点から、チェックインプロセスに大きなリスクをもたらす可能性があります。
特に新型コロナウイルス感染症のパンデミックの時期にチェックインを行うための最善の解決策は、共有デバイスに触れることなく、チェックインする人の身元を確認できるライブ管理者です。この問題は確かに扱いにくいものですが、以下に示すような解決策があります。
QR コードは適切なソリューションでしょうか?
現代社会では、QRコードは誰もがよくご存知でしょう。スマートフォンのカメラでスキャンするために使用される、四角い白黒の格子模様のコードです。スマートフォンがQRコードを認識すると、関連情報を表示する別のウェブサイトにリダイレクトされます。
受付係が選択した非接触型の訪問者管理プロセスでは、チェックイン画面に識別コードが表示され、訪問者はスマートフォンでそれをスキャンできます。その後、ブラウザまたはアプリをダウンロードすることでチェックイン手続きを開始できます。
利便性とセキュリティの向上のため、貴社の従業員は訪問前に特定の訪問者に専用のウェブサイトリンクを送信できます。訪問者は、詳細情報を入力し、重要な質問にすべて回答するだけで、自宅でチェックイン手続きを開始できます。チェックイン手続きとスクリーニング質問が完了すると、訪問者専用のQRコードが発行されます。訪問者はチェックイン時にカメラの前にこのQRコードを提示する必要があります。
この非接触型プロセスを利用することで、訪問者はスマートフォンやその他のデバイスから秘密保持契約などの法的文書に署名することができ、プリンターを利用できる場合はバッジを印刷することもできます。ロビー訪問者サインインアプリは、訪問者にとってこのプロセスをさらに簡単かつ便利にする多くの追加機能の開発に取り組んでいます。
