ビジネスを拡大している最中であれば、拡大するチーム内でのコミュニケーションを最善のものにするための措置を講じることが極めて重要です。最近の Expert Market のアンケートによると、調査対象者の 97% が、日常的なコミュニケーションが仕事の効率性に影響していると回答しています。
どのような手順を踏めばよいか分からない場合は、お気軽にご相談ください。以下の便利なガイドを参考に、まずは始めましょう。
1. 適切なツールを用意する
ビジネスがスタートアップ段階を終え、成長を続けるチーム内のコミュニケーションを最適化するために、新しいツールを導入する必要があります。そのためには、オフィス勤務でもリモート勤務でも従業員がすぐに繋がれるチームチャットアプリの導入を検討しましょう。さらにスムーズなワークフローを実現するために、ビデオ通話や音声通話への切り替えもシームレスに行えるチームチャットツールを探しましょう。
また、可能な限り最高のチームコミュニケーションをサポートするための基盤を確保するために、プロジェクト管理ソフトウェア、クラウドベースのドキュメント編集ツール、ファイル共有アプリに投資することもお勧めします。
2. 会議スケジュールを作成する
あまりに頻繁に焦点の定まらない会議はスタッフのフラストレーションの原因となり、生産性を低下させる可能性がありますが、実行可能な成果を生み出すように設計された、焦点を絞った会議の明確なスケジュールを設定すると、コミュニケーションが大幅に改善されます。
毎週長時間のチームミーティングを開催するのではなく、毎朝10分間のスクラムミーティングを開催し、チームミーティングの頻度を2週間に1回、あるいは月に1回に減らすことを検討してください。また、可能であれば、他のミーティングをビデオ会議に切り替えることも検討しましょう。そうすれば、リモートワークをしている人が対面ミーティングに出席するために1時間だけオフィスに出勤する必要がなくなります。
正式な会議の代わりに、チームチャットで最新情報を共有してみてはいかがでしょうか？こうしたオンラインセッションは、作業時間をあまり取らずに、重要な情報を迅速かつ効果的に共有できる手段となります。
透明性の文化を築くことは、全員が自分の役割と責任を明確に理解し、懸念やその他の問題を気軽に提起できるようにすることで、コミュニケーションを最適化する最良の方法の 1 つです。
率先して模範を示すことは、これを実現するための効果的な方法です。また、オープン ドア ポリシーを推進して、従業員が何か不満がある場合、またはもっと嬉しいことに、素晴らしいアイデアがある場合に、あなたに相談できると感じられるようにすることも効果的です。
フィードバック ループを確立して日常のプロセスに統合すると、透明性が促進され、規模が拡大するにつれて、従業員がフィードバックを提供したり建設的なアドバイスを取り入れたりする権限を与えられていると感じられる文化を作り出すことができます。
4. チームのスキルアップ
成長中のビジネスにおいて、従業員にコミュニケーション研修プログラムへの参加を促すことは効果的です。この種の研修では通常、コミュニケーションの種類、効果的なメッセージの作成方法、コミュニケーションにおける潜在的な障壁といった要素が取り上げられます。
トレーニングは、チームメンバーがメールやソーシャルメディアの更新など、レベルアップに必要な小さな変更をいくつか行えるようにするための有効な手段です。マネージャーを含む組織内の全員がトレーニングコースに参加し、毎年更新セッションを実施することは非常に効果的です。
5. チーム間プロジェクトを作成する
ビジネスが拡大するにつれ、1 人のマーケティング部門として始まったものが、人事、営業、アカウントに関しても同様に、完全なマーケティング チームに変わる可能性があります。
新しいチーム間の良好な業務関係を構築するには、ビジネスにメリットをもたらし、従業員のつながりを強めるチーム間プロジェクトを検討してみましょう。現場ではどのような展開になるでしょうか？例えば、カスタマーサポートチームが顧客向けのデジタル版ハウツーガイドを作成したいとします。マーケティングチームにもコンテンツ作成に参加してもらうのはいかがでしょうか？マーケティングチームのビジュアルデザインの専門知識が評価されるだけでなく、マーケティング担当者はカスタマーサポートチームが日々直面している問題を実際に見て、聞く機会を得ることができ、マーケティング資料の制作にフィードバックできるでしょう。
6. 情報サイロを排除する
情報の自由な流れを確保することは、ビジネスコミュニケーション戦略の基本的な要素です。例えば、あるチームが別のチームとは異なるコミュニケーションチャネルを使用していたり、他の部門に影響を与える優先事項を効果的に伝達していなかったりすると、意図せず情報のサイロ化が生じる可能性があります。
こうしたサイロ化を意識することが重要です。社内のすべてのチームが同じコミュニケーションプラットフォームとツールを使用し、すべてのスタッフがアクセスできる包括的なプロジェクト管理ツールを使用するようにしてください。このソフトウェアを使用して各部門の四半期目標を追加することで、あなた自身だけでなく全員が各チームの優先事項を把握し、進捗状況を追跡できるようになります。
まずは、あなたとチームが適切なソフトウェアとツールを導入し、効率的な会議スケジュールを作成し、透明性のある文化を促進するための対策を講じることから始めましょう。従業員のコミュニケーションスキルを向上させるための定期的な研修セッションを検討し、社内の異なるチームや部門が連携できる機会を常に模索してください。
規模を拡大することは難しいかもしれませんが、企業内のコミュニケーションを最適化することは必ずしも難しいことではありません。
