COVID-19の流行により、これまで以上に多くの人が在宅勤務をしています。多くの国でウイルス感染の第2波がピークを迎え、冬が近づいているため、多くのオフィスは閉鎖されたままになるでしょう。さらに、多くの企業が分散型ワークフォースのメリットに気づき、パンデミックの有無にかかわらず、このモデルを継続していく計画を立てています。
リモートワークへの移行中、多くの人が生産性の問題に悩まされました。ホームオフィスを構える方法、仕事がプライベートを侵害するのを防ぐ方法、あるいはToDoリストをこなすための静かな環境を確保する方法など、様々な方法があります。
チームコラボレーションアプリからファイル共有プラットフォームまで、適切なツールがあれば在宅勤務の効率は格段に上がります。しかし、最大の資産は作業に使うパソコン、特にMacBookです。MacBookには、ワークフローを最適化し、集中力を高め、リモートワークの生産性を向上させるための数多くの機能が組み込まれています。そこで、おすすめのツール10選をご紹介します。
1 – iPadをセカンドディスプレイとして使う
オフィスでセカンドスクリーン（大型）を使って作業することに慣れていると、Macのディスプレイが小さく感じることがあります。ホームオフィスで使える簡単な解決策があります。iPadをお持ちなら、Sidecar機能を使ってMacBookの画面を拡張またはミラーリングできます。
2 – テキストメッセージを有効にする
分散した労働環境において、チームとのコミュニケーションは非常に重要です。このプロセスを最適化する方法の一つは、すべてのコミュニケーションチャネルをMacBookに集約することです。メール、チームコラボレーションプラットフォーム、WhatsApp、FaceTime、そしてテキストメッセージも利用できます。iPhoneをお持ちの場合は、メッセージ設定を調整してテキストメッセージをMacBookに転送すれば、より効率的に返信できます。
3 – Siriと音声入力を活用する
自然言語処理のおかげで、MacBookはあなたの言葉を理解できます。ぜひご活用ください。
Siriは、予定のスケジュール設定からToDoリストへの追加まで、パーソナルアシスタントとして活躍します。MacBookに内蔵されている音声入力機能も大きなメリットで、キーボード設定で有効にできます。この機能を使えば、ホームオフィス内を歩き回ったり、家事をしながらでも、年次報告書から誕生日メールまで、あらゆる内容を音声入力できます。
4 – 独自のショートカットを作成する
長期的には、キーボードショートカットは信じられないほどの時間を節約できます。スクリーンショットの撮影からテキストの太字化まで、日常的な操作はほんの一瞬で完了します。個々のワークフローを高速化するには、キーボード設定で独自のショートカットをプログラムできます。
5 – 署名を設定する
自宅オフィスで重要な文書を印刷、署名、スキャンする必要はもうありません。Mac で直接署名を設定することで時間を節約できます。
メールまたはプレビューアプリから、MacBookのカメラまたはタッチパッドを使って署名を保存できます。保存すれば、どんなPDFにも数秒で署名できます。さらに、保存した署名はiPhoneやiPadでも使用できます。
6- 通知を管理する
在宅勤務では集中力を維持するのが非常に難しいことで知られています。子供、ペット、パートナーに加えて、画面上の通知も集中力を奪う大きな要因です。
そのため、MackBookの通知設定を定期的に確認することで、リモートワークをスムーズに進めることができます。バナー、通知、プレビュー、サウンドを表示するアプリを調整できます。これは、画面を共有するオンライン会議の前に特に役立ちます。
7- 着信拒否をカスタマイズする
通知メニューでは、自動的に通知をオフにする時間も設定できます。集中したい時に手動で通知をオン/オフにする手間を省き、最も生産性の高い時間帯にMacBookに邪魔な通知を遮断するよう指示できます。
8 – カレンダーの使用を最適化する
MacBook のカレンダーは、ホームオフィス生活を計画する上で非常に役立ちます。
GoogleからSlackまで、様々なアカウントのスケジュールを統合し、同期頻度を制御できます。また、リマインダーを設定したり、カレンダー全体または一部を家族や同僚と共有したりすることも可能です。さらに、実際に家を出られるようになったら、予定に間に合うように出発時間をカレンダーにリマインダーとして設定することもできます。
9 – スクリーンタイムを分析する
ホームオフィスのルーティンを最適化したいなら、まず自分が今どのように時間を過ごしているかを把握する必要があります。その際に、MacBookのスクリーンタイムアプリのデータが役立ちます。様々なアプリの使用時間から通知の受信数まで、MacBookの使用状況に関する詳細な情報を提供してくれます。
10 – アプリの使用時間を制限する
最後に、スクリーンタイムは集中力と自制心を高めるのにも役立ちます。特定のアプリやコミュニケーションチャネルの1日あたりの使用時間を制限できます。さらに、ダウンタイムをスケジュールすることで、画面から十分な時間離れる時間を確保できます。
最後に
在宅勤務は常に生産性の課題です。しかし、パンデミックが猛威を振るい、企業が分散型労働力モデルを採用する傾向にある今、多くの企業がこの課題に直面することになるでしょう。
上記の生産性向上ハックを使えば、MacBookを最適化してワークフローと集中力を向上させることができます。時間を節約し、在宅勤務でも成果を上げましょう。
