法律事務所は、提供するサービスの性質上、最も真剣なビジネスの一つです。法律事務所を成長させ、繁栄させたいのであれば、法的文書を適切に管理することが不可欠です。しかし、法律実務におけるあらゆる書類管理が困難で多忙であることは周知の事実です。
ここで法務文書管理システムの出番です。多くの法律事務所が、業務の効率化、正確性、セキュリティの向上を目的として、法務文書管理ソフトウェアを導入しています。LexWorkplaceには、おすすめの法務文書管理ソフトウェアのリストがありますので、ぜひご覧ください。
しかし、法律文書管理ソフトウェアとは一体何なのでしょうか？法律事務所がなぜこれに投資すべきなのでしょうか？そして、ソフトウェアを選ぶ際に考慮すべき点は何でしょうか？さあ、見ていきましょう。
文書管理とは、文書を効率的かつ安全に整理、保管、そして検索することです。法務文書管理ソフトウェア（DMS）は、企業の業務に関連するすべての法務文書を保管、追跡、整理する自動化システムです。DMSは、その役割を効果的に果たすための幅広い機能を備えています。
法律文書管理システムの概要がわかったところで、法律事務所にとって価値のある投資となる主な利点についていくつか説明しましょう。
法律事務所が法律文書管理システムに投資する必要があるのはなぜですか?
1. セキュリティ強化
文書のセキュリティは、あらゆる法律事務所とその顧客にとって大きな懸念事項です。機密文書が裁判中の訴訟に悪影響を及ぼすような事態になれば、顧客と弁護士は大きな損害を被ることになります。法律文書を安全に管理するアプローチは、こうしたリスクを排除します。これは、ユーザーのアクセス権限をセキュリティクリアランスレベルのみに基づいて制限することで実現されます。また、中央文書ストレージへのアクセスにセキュリティキーまたはパスワードを要求することで、プライバシーとセキュリティを確保します。
法務文書管理システムは、データへのアクセス、編集、削除などに関して、複数のレベルのセキュリティを提供します。クラウドベースのソリューションでは、アクセス履歴を追跡することで、社内および社外の規制へのコンプライアンスを適切に検証できます。この方法により、機密データのプライバシーを確保できます。
2. 書類作業の削減
法務文書管理システムは、事務処理のペーパーワーク削減に役立ちます。文書の修正、編集、変更が簡単になります。ペーパーレスはデジタル時代の切望された目標です。紙の記録やその他の媒体を含む組織の全履歴をデジタル化することは、重要な取り組みではありますが、容易ではありません。したがって、目標は物理的な資料の量を徐々に減らし、頻繁に使用される古い「手が触れられた」書類のみをデジタル化することです。
3. 生産性の向上
多くの法律事務所は、記録をハードドライブ、USBドライブ、またはキャビネットに保存していました。これらの場所では検索機能が制限され、共有機能も不足していたため、弁護士はファイルを迅速に見つけることが困難で、遅延、紛争、誤解が生じることがよくありました。
弁護士には、クラウドベースの文書管理ソフトウェアの代わりに、検索可能なオンライン文書管理ハブが提供されます。権限を持つ人なら誰でも、重要な訴訟記録やデータを簡単に確認・アクセスできます。例えば、原告の姓は、弁護士が電子メール、訴訟ファイル、請求書情報などの重要な記録を見つける際に役立ちます。
4. ファイルを簡単に見つけられる
このシステムは、検索をより迅速かつ効率的に行うように設計されています。従来の紙ベースのファイリングシステムでは、文書を紛失した場合、単一の文書を見つけるのが困難になります。しかし、法務文書管理システムを使用すれば、必要な文書を迅速かつ簡単に見つけることができます。
このシステムは、メタデータとOCR（光学文字認識）技術を用いて全文検索機能を実現しています。つまり、任意の用語やフレーズで文書を検索すると、検索条件に一致するすべての文書のリストが即座に表示されます。このソフトウェアを使用すれば、文書探しに時間を浪費することなく、本来の業務に集中できます。
ただし、これらのメリットを最大限に活用するには、適切な機能が備わっていることを確認する必要があります。
効果的な法務文書管理ソフトウェアの特徴
1. 文書保管
法務ソフトウェアは、ローカルサーバーでもクラウドでも、現在のストレージアーキテクチャと互換性がある必要があります。管理レベルでは、機密情報レコードの削除やサーバー間のファイル転送に関する特別なルールを設計できる必要があります。
2. シームレスな統合
貴社では、文書の作成、データの配布、財務状況の把握、顧客とのやり取りなど、既に様々なツールをご利用いただいているはずです。新しい文書管理システムは、既存のアプリケーションとの連携が容易でなければなりません。法律事務所のようなデータ駆動型の業務においては、複数のプログラムを使い分けて情報を探すのは、時間の無駄になりかねません。文書が一箇所に集約されていれば、チームは中断することなく効率的に業務を進めることができます。
3. 請求と請求書の発行
堅牢な法務文書管理システムは、法律事務所が各クライアントの請求対象時間を正確に計算するのに役立ちます。ユーザーは各コンポーネントのコストを容易に管理し、クレジットノートや返金ノートを共有できます。また、選択した請求サイクルに応じて、請求書を迅速に自動発行することもできます。
4. 報告
法務文書管理システムは、すべての文書と請求書を迅速に収集するため、弁護士は自動レポートを作成して効率を高め、日々の業務実績を分析できます。これらのレポートは、業務の委任、日々の生産性の維持、重要なビジネス上の意思決定に役立ちます。
5. セキュリティとコンプライアンス
弁護士はデリケートな問題を扱うことが多いため、プラットフォームのセキュリティを最重要視しています。強力な法務文書管理システムは、エンタープライズグレードのセキュリティを備えています。これにより、ハッカーやフィッシング詐欺師などの外部者による情報漏洩を防止できます。最先端の暗号化技術を使用することで、ハッカーによる文書へのアクセスを阻止します。また、権限レベルを設定することで、各文書にアクセスできるスタッフを限定することも可能です。
法務文書管理ソフトウェアは、プラットフォームを最新のセキュリティおよびコンプライアンス基準に合わせて簡単にアップデートできるよう、クラウドベースであるべきです。クラウドベースのシステムであれば、追加のセットアップ費用や技術的な問題を心配する必要はありません。
面倒なリモートアクセスソフトウェアを使わずに、いつでも、どのデバイスからでもクラウド上のドキュメントにアクセスできます。クラウドは企業の事業継続にとって不可欠なツールであり、法廷で争われる可能性のあるあらゆる事態に備える上で役立ちます。
まとめ
ご覧のとおり、法律文書管理ソフトウェアは、法律事務所の成長を目指すすべての弁護士が投資すべきツールです。生産性とセキュリティの向上、そして紙の使用量の削減に役立ちます。さらに、ファイルの検索をより簡単かつ迅速に行えるため、時間の無駄を削減できます。しかし、ソフトウェアが最適なパフォーマンスを発揮するためには、適切な機能を備えていることを確認する必要があります。
