長々とした、焦点の定まらないPowerPointプレゼンテーションを経験したことはありませんか？ほとんどの人が経験しているはずです。どんなに魅力的なテーマであっても、プレゼンテーションがプロフェッショナルな準備とプレゼンテーションでなければ、聴衆を失ってしまう可能性があります。
取締役会や経営陣と協力した結果、プロフェッショナルでわかりやすく、説得力のある PowerPoint プレゼンテーションを作成するのに最も効果的であることがわかったヒントを以下に示します。
視聴者を考慮する
事前準備と計画の段階から、聴衆と形式（オンラインまたは対面）を念頭に置くことが重要です。聴衆にどのような成果を期待するかを事前に把握しておけば、プレゼンテーションの焦点を絞り、伝えたい情報を絞り込むのがはるかに簡単になります。
教育者は、聴衆にどのような学習成果をもたらしたいかを選択します。取締役会へのプレゼンテーションであれば、新しいプロジェクトへの投資や成功したプロジェクトに関する肯定的な報告など、望ましい成果があるはずです。
事前準備、ブレインストーミング、アウトライン作成で集中力を高める
多くの人は、PowerPointを開いてすぐにプレゼンテーションの作成を始めます。PowerPointで作業を始める前に、プレゼンテーションのトピックや焦点についてじっくりとブレインストーミングを行うと、より良い結果が得られます。
プレゼンテーションの下準備やブレインストーミングにはいくつかの方法があります。リスト化、クラスタリング、マッピング、アウトライン作成など、すべて紙と鉛筆を使った作業です。
言葉で説明するタイプの人は、同僚とプレゼンテーションについて話し合うことが効果的なツールだと感じることがあります。紙やパソコンの画面上でブレインストーミングをする場合でも、他のチームメンバーと話し合う場合でも、PowerPoint の主要なトピックを書き留める時間を取ることで、プレゼンテーションの質とインパクトが向上します。
スクリプトまたはメモを書く
プレゼンテーションの対象者、伝えたい重要な情報、望ましいプレゼンテーションの結果が決まったら、PowerPoint スクリプトを作成します。
Appleのプレゼンテーション専門家、ガイ・カワサキ氏は、スライドが10枚以上、または20分を超えるプレゼンテーションは、スライドが増えるごとに、また時間が1分増えるごとに効果が低下すると考えています。カワサキ氏の考えは厳格なルールではありませんが、検討する価値はあります。プレゼンテーションは、必要な言葉による情報に絞り、1枚のスライドに数語以内でまとめることで、より魅力的でインパクトのあるものになります。イラストやグラフィックは、各スライドのトピックや焦点を補強するのに役立ちます。
観客のための物語を創る
人は、興味深いストーリーに自然と反応します。ソーシャルメディアマーケティング会社HubSpotの検索エンジンライティング専門家であるAja Frost氏は、「私はプレゼンテーションをストーリーを中心に構成するようにしています。そうすることで、プレゼンテーションがより記憶に残り、魅力的になるだけでなく、どの情報が関連しているかが分かりやすくなります」と述べています。
プレゼンテーションの主人公をイメージすれば、課題を巡るストーリーを創り出すことができます。各スライドを課題克服のステップとして捉えることで、PowerPointを成功やハッピーエンドで締めくくることができます。
デザインと画像を選択する
パワーポイントプレゼンテーションのテキストが決まったら、適切なデザインと画像を選ぶのが簡単になります。私が効果的だと感じたデザインの原則がいくつかあります。以下に挙げます。
- 対象者や目的に合わせて、読みやすい適切なフォントを選択してください
- PowerPointの組み込みレイアウトを使用する
- 一貫性を保つ: フォント、サイズ、色を変えない
- 読みやすさとインパクトを高めるために高コントラストを使用する
使用するグラフィックはすべて読みやすいものにしましょう。最も重要な図表やグラフが読みにくいと、ストーリーやメッセージは効果的に伝わりません。
PowerPointには、アニメーションやその他のメディアを組み込める機能が数多くあります。しかし、ここで求められているのはPowerPointプレゼンテーションの作成であり、視聴者にビデオを見せることではありません。PowerPointでアニメーションを使用する必要がある場合は、アニメーションを追加する前に、それがメッセージと期待する成果をサポートしていることを確認してください。
優れたプレゼンテーションスキルで聴衆を魅了する
PowerPointプレゼンテーションは、聴衆に伝えたいメッセージを視覚的にサポートします。聴衆について自問自答し、それらに答えることで、最も重要なプレゼンテーションスキルの一つである「聴衆との関わり方」を磨くことができます。
練習も重要です。可能であれば、事前に十分な時間を取ってプレゼンテーションの練習をしましょう。スライドをよく理解し、自信を持って話せるようにしましょう。
プレゼンテーション中は、聴衆としっかりとアイコンタクトを取りましょう。プレゼンターが常にアイコンタクトを取り、プロフェッショナルなやり取りをしなかったために、素晴らしいプレゼンテーションが聴衆を失ってしまうケースが数多くあります。
質問にも備えておきましょう。多くのプロフェッショナルなPowerPointプレゼンテーションにおいて、最も効果的なのは聴衆との質疑応答の時間だと私は考えています。これらのヒントに従えば、説得力のあるプロフェッショナルなPowerPointプレゼンテーションを作成できます。
PowerPointの組み込みツールを使うのも良いですが、調整が必要です。デフォルト設定では、通常、フォントや余白が大きく、濃い色や枠線が設定されている場合があります。表やスマートアートがスライド全体のフォーマットと合っていることを確認してください。
